Pengembangan Organisasi dengan Dukungan ICT (Information and Communication Technologies)

A.    TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) / INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES (ICT)

Pengertian TIK / ICT

ICT (Informatin and Communication Technologies) atau TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) adalah payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi. ICT mencakup dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya.

Peranan ICT / TIK

Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutukan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. Secara tanpa kita sadari, sebagian aktifitas yang dilakukan oleh manusia telah didukung oleh Teknologi Informasi dan Komunikasi. Teknologi Informasi dan Komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung telah mengubah cara kita hidup, cara kita belajar, cara kita bekerja dan cara kita bermain. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam bidang bisnis, pendidikan, dan kesehatan dan pemerintahan.

Penerapan ICT pada bidang bisnis misalnya, ICT telah banyak digunakan untuk mendukung proses bisnis yang terjadi pada perusahaan, baik bidang ekonomi maupun perbankan. Dengan hadirnya aplikasi-aplikasi dan layanan e-bussiness, e-commerce, e-banking dan lain-lain. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku bisnis merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

Penerapan ICT pada bidang pendidikan telah memberikan kontribusi bagi perkembangan teknologi pembelajaran. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari sering dijumpai kombinasi teknologi audio/data, video/data, audio/video, dan internet. Internet merupakan alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orang atau lebih. Kemampuan dan karakterisICT internet memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi ebih efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik. Dengan hadirnya e-learning setiap siswa bisa mengakses materi pembelajaran yang disediakan melalui situs. Siswa bisa berinteraksi dengan guru atau dengan siswa lain tanpa harus harus hadir dikelas. Materi pembelajaran online, membuat siapa saja bisa mengakses materi tersebut tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu.

Penerapan ICT dalam bidang kesehatan telah mengubah pola juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien, yaitu dengan sistem berbasis kartu cerdas (smart card) dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan komputer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien.

Sedangkan penerapan ICT dalam pemerintahan dikenal dengan istilah e-government. Tujuan pemanfaatan ICT dalam pemerintahan adalah agar pelayanan kepada masyarakat dalam lebih efisien. ICT juga dapat memberdayakan masyarakat karena dengan adanya infrastruktur e-government akan lebih mudah dan lebih cepat untuk mengakses informasi dari pemerintah. Selain itu, ICT dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

Ada tiga kata yang harus kita pahami sebelumnya, yaitu:

• Information (informasi) : hasil dari data yang diolah dan menerangkan sesuatu serta berguna bagi yang mengetahuinya.
• Communications (komunikasi) : pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara 2 pihak atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.
• Technology (teknologi) : kemampuan teknik yang berlandaskan pengetahuan ilmu eksakta yang berdasarkan proses teknis.

Dengan demikian ICT merupakan teknologi yang dapat diandalkan untuk memberikan layanan yang efektif dan efisien.

(http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_Informasi_Komunikasi)

B.     PENGEMBANGAN ORGANISASI

Perubahan muncul sesuai dengan perkembangan pengembangan organisasi. Pengembangan Organisasi (Organization Development) merupakan suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kurangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

Pengembangan Organisasi (PO) merupakan cara pendekatan terhadap perubahan yang berjangka panjang dan lebih luas ruang lingkupnya dengan tujuan untuk menggerakkan seluruh organisasi ke arah tingkat fungsional yang lebih tinggi. (Indrawijaya, 1989:203)

Metode dan Definisi dalam Pengembangan Organisasi:

“Pengembangan organisasi adalah suatu jawaban terhadap perubahan, suatu strategi pendidikan yang kompleks yang diharapkan untuk merubah kepercayaan, sikap, dan nilai dan susunan organisasi sehingga organisasi dapat lebih baik dalam menyesuaikan dengan teknologi, pasar, dan tantangan yang baru serta perputaran yang cept dari perubahan itu sendiri.” -Warren G. Bennis

“Pengembangan organisasi adalah usaha berencana meliputi organisasi keseluruhan yang diurusi dari atas untuk meningkatkan efektivitas dan kesehatan organisasi melalui pendekatan berencana dalam proses organisasi dengan memakai pengetahuan ilmu perilaku.” -Richard Beckhard

Ciri-ciri Pengembangan Organisasi yang efektif :

1. Strategi terencana

2. Menekankan cara-cara baru m eningkatkan kinerja

3. Mengandung nilai humanistic

4. Menggunakan pendekatan komitmen

5. Menggunakan pendekatan ilmiah

Karakteristik pengembangan organisasi :

1.      Perubahan yang direncanakan

2.      Perubahan komprehensif

3.      Perubahan jangka panjang

4.      Tekanan pada kelompok-kelompok kerja

5.      Partisipasi pengantar perubahan

6.      Manajemen kolaboratif

7.      Tekanan pada intervensi dan riset kegiatan

Sejarah Pengembangan Organisasi

French dan Bell menemukakan bahwa ”Pengembangan organisasi telah muncul dari ilmu pengetahuan keperilakuan terapan dan psikologi sosial dan dari usaha-usaha yang berurutan untuk menerapkan latihan laboratorium dan survei umpan balik ke dalam berbagai sistem total”. Jadi, dapat dikatakan bahwa dua pendekatan pengembangan organisasi adalah latihan laboratorium dan survei umpan balik. Hasil karya Kurt Lewin merupakan peralatan bantu dalam kedua pendekatan tersebut.

(https://www.coursehero.com/file/p5931vf/Kemudahan-dan-dukungan-d-Negosiasi-dan-persetujuan-e-Manipulasi-dan-bekrja-sama/)

Teknik Pengembangan Organisasi

            Untuk melakukan pengembangan organisasi, maka diperlukan cara-cara atau teknik tertentu. Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif antar individu maupun antar kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.

a.       Sensitivity Training, merupakan teknik pengembangan organisasi yang pertama diperkenalkan dan yang paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group atau training group, group disini berarti peserta terdiri atas 6-10 orang, pemimpin kelompok membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta keterampilan dalam hubungan antar pribadi.

b.      Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektifitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek.

c.       Survey Feedback, dalam teknik survey ini tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil survey ini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan-perbaikan konstruktif.

d.      Transcational Analysis (TA), teknik ini berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar individu. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan. Oleh sebab itu, teknik ini mengajarkan cara penyampaian pesan yang jelas dan bertanggung jawab dengan wajar dan menyenangkan.

e.       Intergroup Activities, fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar kelompok. Dimana ketergantungan antar kelompok yang membentuk kesatuan organisasi dapat menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Karenanya, intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau pemecahan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.

f.        Process Consultation, dalam process consultation konsultan pengembangan organisasi mengamati komunikasi, pola pengambilan keputusan, gaya kepemimpinan, kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Kemudian konsultan memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya, serta menganjurkan tindakan koreksi.

g.      Third-part Peacemaking, dalam menerapkan teknik ini, konsultan pengembangan organisasi berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar individu dan kelompok.

Model Pengembangan Organisasi

Gambar 2.1 menunjukan model untuk pengelolaan OD. OD distimulir oleh kekuatan perubahan yang berasal dari lingkungan eksternal maupun lingkungan internal. Kekuatan perubahan mempengaruhi prestasi organisasi. Kesenjangan prestasi organisasi dengan yang seharusnya dapat dicapai merupakan permasalahan yang harus ditemukan penyebabnya. Keberadaan masalah merupakan bukti perlunya organisasi melakukan perubahan dan pengembangan Penemuan jenis permasalahan dan penyebabnya menuntun pada pemilihan metode metode pengembangan. Metode pengembangan. Metode pengembangan yang dipilih harus sesuai dengan iklim kepemimpinan, organisasi formal dan budaya organisasi. selanjutnya metode pengembangan harus diimplementasikan pada saat dan ruang lingkup yang tepat. Pada hal ini pengalaman masa lalu sangat  berguna. Tahap terakhir OD adalah evaluasi. Evaluasi bertujuan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi metode pengembangan dengan jalan membandingkan biaya dengan hasil, dan hasil nyata dengan yang seharusnya.

C.    ICT dalam Pengembangan Organisasi

Teknologi informasi dan komunikasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi. Teknologi saat ini tidak bisa dipisahkan dari jalannya sebuahorganisasi. Karena dengan keberadaan teknologi informasi, menjadi faktor penentu utamadari keberhasilan organisasi (Gordon & Gordon, 2000). Thomson mengelompokan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu:

a)      Teknologi Perantara (mediating technology) digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung.Misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar, ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan

b)      Teknologi Rangkaian Panjang (long-linked technology). Pada jenis teknologi ini 31 kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil darisuatu kegiatan menjadi output bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumenc.

c)      Teknologi intensif (intensitive technology). Teknologi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.

Fungsi Teknologi dalam Organisasi

Pemanfaatan atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi.

Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasifikasikanmenjadi 3 kategori, yaitu:

§  Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.

§  Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.

§  Strategic Improvement : Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.

Menurut G.R. Terry, terdapat 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuahorganisasi, yaitu:

v  Fungsi Operasional : membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping, karena telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure

v  Fungsi Monitoring and Control : keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para pimpinan di organisasi terkait.

v  Fungsi Planning and Decision : keberadaan teknologi informasi dianggap sebagai enabler dari rencana organisasi dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan organisasi yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang organisasi yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut.

v   Fungsi Communication : secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

v  Fungsi Interorganisational : merupakan sebuah peranan yang cukup unik karenadipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukankolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain.

Produk dan Fasilitas yang disediakan Teknologi dalam Organiasasi

Produk yang dihasilkan teknologi dalam organisasi lebih cenderung kepada produk layanan jasa, yang dimana produk layanan jasa tersebut menjadi fasilitas dari teknologi yang diterapkan pada sebuah organisasi. Layanan jasa tersebut antara lain :

·         Electronic Data Processing Systems (EDP) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari).

·         Management Information System (MIS) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. Para pemimpin dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan, dan sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi para pemimpin organisasi.

·         Decision Support System (DSS) : merupakan sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir. DSS dapat digunakan untuk menganalisis kondisi pasar sekarang atau pasar potensial. DSS juga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

·         Expert System (ES) : merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Jika DSS membantu manajemen dalam rangka pengambilan keputusan, maka ES membuat keputusan tersebut.

·         Executive Information Systems (EIS) : merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan keputusan strategik.

·         Accounting Information System (AIS) : merupakan sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat keuangan dan non keuangan bagi para pengambil keputusan. (Bodnar, 1998)

Kompleksitas Teknologi dalam Organisasi

Dengan diterapkannya teknologi dalam organisasi, terdapat berbagai dampak bagi organisasi, diantaranya teknologi informasi dapat membawa sejumlah perubahan seperti struktur hirarki organisasi menjadi semakin melebar atau flat, kewenangan yang cenderung terdesentralisasi, perubahan struktur kekuasaan yang cenderung terdistribusi, perubahan dalam job content, dan perubahan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, serta membantu manajer dalam pembuatan keputusan.

Selain dampak-dampak yang telah disebutkan diatas, masih terdapat pengaruh-pengaruh lain yang disebabkan oleh diterapkannya teknologi dalam organisasi. Pengaruh positifnya antara lain :

a.       Sebagai media untuk menganalisis kondisi pasar.

b.      Sebagai media untuk mengawasi kinerja organisasi.

c.       Sebagai media untuk meningkatkan kualitas informasi.

d.      Penghematan biaya, waktu, dan peningkatan produktivitas.

e.       Sebagai media untuk mengolah data dengan cepat dan akurat.

f.        Untuk membantu aktivitas manajemen sumbar daya manusia.

g.      Untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan, maupun anggota dan pengurus organisasi itu sendiri.

h.      Untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif, seperti E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management Syste, Social Media.

i.        Sebagai pembuat, pengerat, pemelihara, dan penjaga hubungan komunikasi antaranggota, pengurus organisasi, pimpinan organisasi, pihak organisasi lain, dan masyarakat luas.Selain menghasilkan pengaruh positif, penerapan teknologi dalam organisasi juga dapat menimbulkan beberapa pengaruh negatif bagi organisasi, seperti :

·         Besarnya kemungkinan untuk aksi penyalahgunaan teknologi informasi.

·         Mengurangi sifat sosial manusia, karena cenderung lebih suka berhubungan lewat media sosial daripada bertemu langsung.

·         Besarnya kemungkinan terjadi pada diri individu ketidakpuasan kerja, dehumanisasi dan dampak psikologis, dan information anxiety.

·         Tingginya kemungkinan masalah resistance to change. Masalah ini harus dihilangkan karena hal ini dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas, meningkatkan angka absensi, dan mengurangi motivasi atau pemogokan kerja (Gordon, 1993). Untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan, Gordon menyarankan agar :

1.      Anggota organisasi dilibatkan dalam pelaksanaan tugas tertentu dan menciptakan lingkungan yang mendukung kualitas anggota organisasi. Selain itu perlu memberikan kesadaran pada anggota organisasi bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dan menunjukkan kelemahan sistem lama.

2.      Untuk mengurangi resistance to change terhadap perubahan implementasi teknologi informasi, hal-hal yang dapat dilakukan menurut Gordon antara lain adalah : communication, educational program, evolusional change, employee involment, new policies and procedures, staff change, temporary structure dan steering committee.

3.      Anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian ketrampilan-ketrampilan yang relevan, untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi.

4.      Tetap menjaga keamanan. Misalnya dengan menyimpan komputer pada tempat yang aman, hanya boleh digunakan oleh orang-orang tertentu yang berkepentingan, penggunaan password, dan pembuatan access control matrix.

5.      Sebelum pihak manajemen organisasi mengimplementasikan teknologi informasi yang baru, mereka harus mempertimbangkan besarnya biaya yang diperlukan dan manfaat yang akan diperoleh (cost – benefit analysis). Teknologi informasi dan komunikasi akan diterapkan apabila manfaat yang diperoleh dengan menggunakan teknologi informasi lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikan teknologi informasi. Hal ini disebut juga sebagai value ofinformation technology.

.

(https://www.academia.edu/5524967/Peranan_Teknologi_dalam_Organisasi)

KESIMPULAN

       Pengembangan organisasi dengan dukungan ICT (information and communication technologies). Dalam pengembangan organisasi di era globalisasi ini, mencakup persoalan ICT/TIK itu sendiri. Teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Teknologi saat ini tidak bisa dipisahkan dari jalannya sebuah organisasi. Karena dengan keberadaan teknologi informasi, menjadi faktor penentu utama dari keberhasilan organisasi (Gordon & Gordon, 2000).

            Terdapat beberapa teknologi organisasi, dan teknologi tersebut sudah pasti memiliki fungsi. Adapun produk dan fasilitas yang disediakan teknologi dalam organisasi demi mencapai suatu organisasi yang sesuai dengan era sekarang atau era modern.

         

         Semua kegiatan di era globalisasi sudah mencakup dengan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), akan tetapi jika dibandingkan dengan negara-negara terdahulu, negara kita masih tertinggal jauh. Dengan demikian, Indonesia perlu mengintegritaskan teknologi-teknologi yang sudah ada sekarang, agar negara Indonesia tidak tertinggal jauh oleh negara-negara pendahulu.